Tässä tietosuojaselosteessa selvitetään EU:n tietosuoja‐asetuksen sekä henkilötietolain (523/1999) edellyttämät tiedot Lahden yhteiskoulun ylläpitämien henkilörekisterien osalta. Tämä tietosuojaseloste julkaistaan koulun Internet‐sivulla http://www.lyk.fi ja sitä päivitetään tarvittaessa sen sisältämien tietojen muuttuessa.

REKISTERINPITÄJÄ

Lahden yhteiskoulu, jäljempänä Rekisterinpitäjä

Kirkkokatu 2, 15110 Lahti
Puhelin: vaihde (03) 876 900
Sähköposti: info@lyk.fi
Koulun ylläpitäjänä toimii Lahden yhteiskoulun säätiö sr, Y-tunnus 014 9757-3

REKISTERINPITÄJÄN TOIMINTAMUODOT

Lahden yhteiskoulun perustehtävä on antaa perusopetuslain (682/1998) mukaista opetusta ja lukiolain (692/1998) mukaista koulutusta. Tämän perustehtävänsä tueksi koulun on kerättävä eräitä em. toimintojen kannalta välttämättömiä henkilötietoja.

HENKILÖREKISTERIASIOIDEN YHDYSHENKILÖ/ TIETOSUOJAKOORDINAATTORI

DI Simo Markkanen
Puhelin +358 44 088 5502
simo.markkanen@lyk.fi

Tietosuojavaltuutettua ei ole nimetty (peruste: EU:n tietosuoja‐asetus 37 artikla).

HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS

Rekisterinpitäjä käsittelee oppilaiden ja opiskelijoiden henkilötietoja opetuksen järjestämiseksi. Rekisterinpitäjä käsittelee myös palveluksessaan olevan henkilökunnan henkilötietoja työsuhdevelvoitteiden täyttämiseksi. Henkilötietoja ei käsitellä markkinointitarkoituksessa.

YLLÄPIDETTÄVÄT REKISTERIT

Ylläpidettävistä rekistereistä on laadittu erilliset rekisteriselosteet.

Henkilöstöhallinnon rekisterit

  • Henkilöstörekisteri
  • Rekrytointirekisteri
  • Palkkarekisteri
  • Sijaisuus‐/poissaolorekisteri
  • Työterveyshuollon rekisteri
  • Kulunvalvontarekisteri

Opetuksen ja koulutuksen järjestämiseen liittyvät rekisterit

  • Oppilas‐ ja opiskelijahallinnon rekisteri (Helmi)
  • Oppilasvalintarekisteri
  • Opiskelijavalintarekisteri
  • Tapaturmarekisteri
  • Kameravalvontarekisteri
  • Oppimisympäristöt/verkkotallennustilat

Opiskeluhuollon rekisterit

  • Opiskeluhuoltokertomusten rekisteri
  • Koulukuraattorin asiakasrekisteri
  • Koulupsykologin asiakasrekisteri
  • Kouluterveydenhuollon rekisteri
  • Opiskeluterveydenhuollon rekisteri

Tilapalvelujen ja kouluravintolan rekisterit

  • Tilamyynnin rekisteri
  • Dieettiruokarekisteri

REKISTERIEN TIETOSISÄLTÖ

Oppilaiden ja opiskelijoiden yksilöimisen, tunnistamisen ja opetuksen järjestämisen kannalta tarpeelliset tiedot, kuten:

  • Oppilaan/opiskelijan nimi ja henkilötunnus;
  • yhteystiedot: osoite, kotikunta, puhelinnumero ja sähköpostiosoite;
  • oppilaan huoltajien nimi‐ ja yhteystiedot;
  • opintosuorituksiin ja opintojen järjestämiseen liittyvät tiedot, mm. katsomusaine ja muut ao. rekisteriselosteissa tarkemmin yksilöidyt tiedot.

Rekisterinpitäjän palveluksessa olevan henkilöstön osalta tarpeelliset tiedot palkanmaksun ja muiden työsuhdevelvoitteiden täyttämiseksi, kuten:

  • henkilö‐ ja yhteystiedot
  • koulutus
  • työtehtävä
  • työsuhteen kesto
  • pankkiyhteystiedot

SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Rekistereissä olevat tiedot on saatu rekisteröidyiltä itseltään tai heidän huoltajiltaan. Osa tiedoista syntyy oppilaan/opiskelijan opetuksen järjestämisestä koostuvasta tiedosta, jonka opettaja kirjaa rekisteriin.

TIETOJEN LUOVUTUKSET

Oppilaan tai opiskelijan henkilötietoja ei lähtökohtaisesti luovuteta rekisteripitäjän tai rekisterinpitäjän lukuun toimivien kolmansien tahojen ulkopuolelle. Kuitenkin oppilaan tai opiskelijan henkilötietoja voidaan luovuttaa opintojen järjestämisen, seurannan ja tilastoinnin toteuttamiseksi Ylioppilastutkintolautakunnalle, Tilastokeskukselle, Lahden kaupungin sivistystoimialalle, Kansalliselle arviointikeskukselle (KARVI), Kansaneläkelaitokselle, Opetushallitukselle tai muille viranomaisille. Tietoja voidaan luovuttaa myös oppilaitoksen vaihdon yhteydessä uudelle oppilaitokselle sopimusvelvoitteiden täyttämiseksi.

Rekisterinpitäjä ei siirrä tai luovuta henkilötietoja Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

REKISTERIEN SUOJAUSPERIAATTEET

Rekisterinpitäjän oppilas‐ ja asiakasrekisterin tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus, eheys ja käytettävyys varmistetaan tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein. Tietoja ja palvelua suojataan muun muassa palomuurin, fyysisten laitetilojen suojaamisen, kulunvalvonnan, käyttöoikeuksien ja salaustekniikoiden sekä aktiivisen valvonnan kautta. Henkilötiedot suojataan asiattomalta  pääsyltä ja laittomasti tai vahingossa tapahtuvalta tietojenkäsittelyltä. Henkilötietoja käsittelevät vain rekisterinpitäjän erityisesti määrittelemät henkilöt, jotka ovat rekisterinpitäjän palveluksessa, sekä rekisterinpitäjän toimeksiannosta palveluja ylläpitävät tai kehittävät kolmannet osapuolet.

REKISTERÖITYJEN OIKEUDET

Rekisteröidyllä on alla olevissa kohdissa 1‐7 mainitut oikeudet häntä koskevien tietojen saantiin, oikaisemiseen, rajoittamiseen, poistamiseen tai siirtämiseen sekä oikeus tehdä henkilötietojensa käsittelystä valitus:

  1. Oikeus pyytää pääsy omiin henkilötietoihinsa ja tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja on tallennettu rekisterinpitäjän rekistereihin
  2. Oikeus pyytää häntä koskevien virheellisten tai epätarkkojen henkilötietojen oikaisemista tai poistamista
  3. Oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista
  4. Oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä kieltämällä niiden käsittely esim. suoramarkkinointia, markkina‐ ja mielipidetutkimusta varten tai henkilömatrikkelia taikka sukututkimusta varten
  5. Oikeus vaatia henkilötietojensa siirtämistä yleisesti käytössä olevassa siirtomuodossa toiseen järjestelmään. Tämä oikeus koskee vain rekisteröidyn itsensä antamia tietoja
  6. Oikeus peruuttaa antamansa suostumus henkilötietojensa käsittelyyn
  7. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Edellä kohdissa 1‐6 tarkoitettu pyyntö tai vaatimus tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna osoitteeseen Lahden yhteiskoulu, Kirkkokatu 2, 15110 Lahti. Siinä tulee mainita rekisteröidyn nimi, henkilötunnus, postiosoite ja puhelinnumero. Vastaus pyyntöön toimitetaan rekisteröidyn väestötietojärjestelmästä varmennettuun osoitteeseen. Rekisterinpitäjällä on oikeus tarpeellisissa määrin suorittaa tunnistustoimenpiteitä ennen tietojen lähettämistä. Tarkastuspyyntö tai tietojen käsittelyä koskeva vaatimus voidaan esittää myös henkilökohtaisesti yllämainitussa osoitteessa, jolloin rekisteröidyn tulee vaadittaessa esittää tunnistamista varten virallinen asiakirja (henkilötodistus, ajokortti tai passi).

Valitus valvontaviranomaiselle tehdään toimivaltaisen viranomaisen ohjeistamalla tavalla suoraan viranomaiselle, joka Suomessa on tietosuojavaltuutettu (www.tietosuoja.fi).

Tämä Lahden yhteiskoulun tietosuojaseloste on hyväksytty Lahden yhteiskoulun säätiö sr:n hallituksen kokouksessa 23.5.2018.